¿Cómo organizar de forma eficaz una oficina?

Mantener en orden una oficina puede traer muchos beneficios al equipo de trabajo. Se mejorará la productividad y los flujos de trabajo, ya que contar con espacios concretos para cada actividad de una oficina y tener preparados los escritorios motivaran al equipo. Asimismo, el orden de la oficina reduce el estrés y mejora las relaciones. Todo son ventajas en la organización profesional de una oficina y en este post te explicaremos 7 claves para mantener en orden este espacio de trabajo.

7 formas de mantener organizada una oficina

1. Reciclaje de las cosas no necesarias

En todos los procesos de organización debe haber un momento de eliminar del espacio aquello que ya no tiene cabida para el desarrollo de la actividad. Reciclad todos aquellos elementos de la oficina que no sean ya de uso, liberando espacios y teniendo una idea clara y precisa de lo qué tenéis y requerís a diario.

2. Asignación de los espacios de trabajo

En la organizar una oficina es imprescindible distribuir los escritorios de manera que se permita que el flujo de trabajo sea realista y adecuado con el ritmo diario. El asesoramiento de una empresa de organización de espacios podría tener un papel fundamental en este punto. Lo más imprescindible es disponer los escritorios para trabajar de una manera confortable: accesibilidad a los materiales, buena iluminación, climatización adecuada y proximidad con los subequipos.

3. Adecuación de los espacios de «no trabajo»

Es importante en la organización de una oficina delimitar los espacios que serán para comida, descanso, aseo o reuniones informales, separándolos de los lugares de trabajo y permitir tener el lugar adecuado para cada actividad dentro de una oficina. Asimismo, incluir los elementos para hacer funcional ese espacio y promover un buen mantenimiento por parte del equipo: menaje de cocina, productos de higiene, butacas, etc.

4. Contad con armarios y archivadores

Más que imprescindible. Las oficinas cuentan con documentación en papel, material de oficina o productos de muestra. Equipad adecuadamente la oficina con armarios y archivadores, aprovechando zonas como debajo de las ventanas, almacén, etc. Así evitaréis que el equipo deje cosas sobre los escritorio o incluso por el suelo.

5. Escritorios siempre en orden

Organizar los escritorios correctamente con bandejas archivadoras, portalápices o elevadores de pantallas con almacenamiento, etc. permitirá mantener en orden a lo largo del tiempo y dar los recursos adecuados al equipo para tener su mesa organizada. Es aconsejable que el equipo tenga un espacio donde dejar sus chaquetas/abrigos o mochila/bolsos, por lo que un cajón extra o pequeño armario, sería de gran ayuda para que estas pertenencias no ocupen la mesas de trabajo.

6. Señalización y etiquetado

Para un buen uso de los espacios de la oficina, optad por la señalización de cada área para permitir que el flujo de uso sea el más sencillo. También etiquetad en los archivadores, materiales de oficina y salas de reuniones lo necesario para que todas las personas del equipo puedan saber a qué lugar corresponde cada cosa.

7. Compromiso de mantenimiento en equipo

La clave para mantener una oficina organizada y tener en orden los espacios de trabajo es tener un hábito de mantenimiento. Cread un manual simple y sencillo de mantenimiento para que todas las personas del equipo conserven todas las áreas de la oficina organizadas y se promueva un compromiso de mantenimiento a largo plazo.

La organización adecuada de una oficina ayudará a mejorar el trabajo en equipo y promover una buena productividad diaria. Los beneficios a largo plazo de una oficina en orden se verán en diferentes niveles. Si queréis empezar vuestro proceso de organización de la oficina de la mano de profesionales, solicitad una sesión gratis de 30 minutos aquí.