Organiza el archivo de tu empresa: ten bajo control los documentos físicos y digitales

Todas las empresas tienen la necesidad de organizar los archivos físicos y digitales para controlar el desarrollo de su negocio.

Cómo organizar el archivo de una empresa es la asignatura pendiente de algunas organizaciones, encontrar el mejor sistema que les permita aumentar su productividad, reducir costes y sobre todo tener un flujo de trabajo eficiente.

Ya os contamos cómo organizar los documentos de casa y en este post encontraréis consejos e ideas de cómo organizar los documentos de una empresa.

Tipos de documentos que se deben organizar en una empresa

Cada empresa generará un archivo físico o digital propio de su actividad. Sin embargo, todas tienen un tipo de documentos y archivos en común para ordenar y clasificar.

Documentos de finanzas

El departamento financiero y administrativo de una empresa tendrá que cumplir con un sistema de organización de archivo bastante riguroso, rigiéndose por lo que la ley exija. Los tipos de documentos a organizar serían:

• Facturas para clientes
• Facturas de proveedores
• Documentos de cajas y bancos
• Impuestos: IVA, IRPF, impuestos sociedades, declaraciones Hacienda, etc.

Documentos laborales

Ya sea una empresa unipersonal o una compañía con una plantilla de empleados/as, organizar los documentos de un negocio a lo que respecta al ámbito laboral, es imprescindible tanto por cumplimiento legal como preventivo para tener toda esa documentación disponible para tramitar cambios que se produzcan en el equipo. Los documentos principales serían:

• Nóminas
• Declaraciones de IRPF
• Contratos
• Acuerdos de confidencialidad
• Seguros médicos y/o de vida
• Prestaciones para el equipo
• Documentos de bajas/altas

Documentos de clientes

Otro tipo de archivo para organizar en una empresa es toda aquella documentación relativa a la propia actividad, serán documentos que implican a tu clientela y son imprescindibles para acreditar la calidad y cumplimiento de tu servicio o producto:

• Contratos y acuerdos de confidencialidad
• Correspondencia y/o emails con las condiciones del servicio o producto
• Presupuestos
• Propuestas del servicio o producto a realizar o entregar

Documentos de proveedores

Organizar los documentos que pertenecen a la relación con los proveedores te ayudará a tener en orden el estado del servicio o entrega de los productos que son imprescindibles para el desarrollo de la actividad de la empresa. Se recomienda que entre los archivos a organizar se encuentren:

• Contratos de colaboración
• Correspondencia y/o emails
• Presupuestos
• Albaranes

Consejos para organizar el archivo de una empresa

Identifica las necesidades

En primer lugar, para conocer de que forma debes archivar documentos de tu empresa, identifica qué necesitas realmente guardar tanto a nivel legal como para garantizar el buen desarrollo de la actividad del negocio. Guardar todo el tipo de archivo físico o digital que se genere o reciba la empresa crearía una situación insostenible tanto para el flujo de trabajo, medioambiental y de costes.

Establece la temporalidad de almacenamiento

Saber cuánto tiempo debes archivar un documento es primordial para saber cómo organizar los archivos de tu empresa. Es el punto de partida para tu sistema de organización de documentos funcione y el flujo de uso sea eficiente. Ahorrarás espacio (físico o virtual), los procesos de archivo y búsqueda se agilizarán, por lo tanto, reducirás costes a largo plazo.

Asigna un espacio físico delimitado

Contar con un espacio físico para archivar los documentos de la empresa es prioritario para saber cómo se podrá optimizar el propio espacio y mantenerlos a salvo. También de esta manera podrás saber, cuando la capacidad esté al límite, si ya es momento de empezar a reciclar o destruir según que documentación. Evitarás la acumulación y además tus archivos estarán en un espacio adecuado y seguro.

Escoge proveedores de archivos digitales

Cada vez más los documento de las empresas están archivados en digital. Es una gran ventaja para agilizar el flujo de trabajo, pero no tener un buen proveedor de almacenamiento digital puede arruinar el propio negocio. Contrata la solución de almacenamiento digital más adecuada para tu empresa, ten en cuenta sobre todo la seguridad, accesibilidad y servicio de mantenimiento/actualización.

Crea un sistema de inventario

Una vez tengamos establecidos los puntos anteriores: obligatoriedad y temporalidad de archivo de los documentos, hayamos asignado el espacio, almacenado de manera segura los documentos, tenemos que incluir en nuestro sistema de organización de archivos para la empresa un sistema de inventario. Concreta quién y cuándo se revisarán los archivos, estableciendo la temporalidad de la destrucción de estos, el tipo de clasificación y la revisión de la categorías.

Organiza los documentos digitales de tu empresa

Haz un inventario

Uno de los primeros pasos para organizar los archivos digitales de una empresa es hacer un inventario de qué contiene el servidor y discos duros. Determina qué se necesita mantener almacenado.

Crea un directorio

Además de clasificar las carpetas según las características del flujo de trabajo del equipo, se aconseja crear un directorio de los archivos organizados. Tener un documento de consulta accesible y sencillo con el esquema de la distribución de las carpetas.

Establece cómo nombrar los archivos

Es imprescindible que se establezca la forma de cómo todo el equipo deberá nombrar los archivos compartido. Será necesario para mantener el sistema de organización de archivos de la empresa y evitar el desorden a largo plazo.

Cómo organizar y archivar los documentos físicos

Mobiliario

Si el volumen de documentos físicos de la empresa es alto, es recomendable contar con un mobiliario específico para organizar los archivos en papel. Los armarios archivadores pueden ser una solución para compactar el espacio para documentos.

Carpetas y archivadores

En el caso que la cantidad de archivos en papel de la empresa sea baja, pero hay necesidad de guardar algunos documentos, se recomienda contar con archivos y carpetas de colores para poner clasificar los documentos fácilmente.

Documento de procedimiento

Un elemento importante es tener un manual de mantenimiento y procedimiento para organizar y archivar los documentos de papel. En este manual se reflejará cómo todos los miembros del equipo deben proceder cada vez que necesiten archivar un documento.

Organizar los documentos físicos y digitales de una empresa es imprescindible para garantizar que parte del trabajo se resuelva de manera ágil, eficiente y se mejore la productividad del equipo. Cuenta con un asesoramiento gratis de Resetop de 30 minutos para descubrir cómo organizar los archivos de tu empresa.