Formas de organizar mejor tus documentos en casa

Ordenar los documentos en casa es una fase imprescindible para completar cualquier proceso de organización de un hogar. Aparte de localizar y archivar con más facilidad todo el flujo de documentos, ahorrarás tiempo a largo plazo, ganarás espacio de almacenamiento y evitarás la acumulación de residuos de papel.

¿Qué tipos de documentos y papeles debes ordenar?

Documentos oficiales

Nos referimos a documentos oficiales todos aquellos que son los imprescindibles para realizar cualquier trámite, transacción o desplazamiento:

• DNI
• Pasaporte
• Libro de familia
• Certificados de nacimiento, matrimonio, defunción
• Padrón
• Tarjeta sanitaria

Documentos administrativos

Recopila todos esos documentos que pertenecen al ámbito administrativo oficial y público que necesitas consultar o guardar el tiempo establecido:

• Declaraciones de la renta, IRPF e IVA
• Multas o sanciones
• Documentos de procedimientos legales

Documentos financieros y seguros de vida

En esta categoría unificaremos en una misma categoría para ordenar los documentos que pertenezcan productos financieros y seguros:

• Contratos de cuentas corrientes y ahorro
• Contratos y datos de tarjetas
• Contratos de préstamos personales, inversiones o planes de pensiones
• Seguros de vida

Documentos de la vivienda

Ya si vivimos de alquiler como tenemos un vivienda en propiedad este documentación será importante tenerla localizada, entre los documentos vamos a incluir:

• Contrato de compra o alquiler
• Hipoteca o productos de financiación del hogar
• IBI y tasas
• Contratos de suministros
• Recibos de la comunidad
• Facturas de suministros
• Póliza del seguro del hogar
• Garantías de electrodomésticos, mobiliario, reformas, etc. Os recordamos que para reclamar la garantía de un producto es necesario solamente la factura o ticket de compra. No es necesario guardar el libro de instrucciones del productos o la caja (si ha pasado el plazo de devolución).

Documentos laborales y estudios

Para organizar los documento de nuestra casa os recomendamos también separar toda la documentación relativa al ámbito laboral:

• Número de la Seguridad Social
• Vida laboral
• Contratos
• Nóminas y liquidaciones
• Títulos oficiales
• Certificaciones

Documentos médicos

Conservar algunos documentos del ámbito de la salud y de registros médicos sería necesario en algunos casos, aquí os indicamos qué documentos tener a mano:

• Informes médicos
• Radiografías
• Recetas válidas de tratamientos en curso
• Pólizas de seguros médicos privados

Recuerdos

Por último, nos encontraremos clasificando documentos y archivos del hogar que pertenecen al ámbito de los recuerdos personales:

• Correspondencia
• Postales de felicitación
• Recortes de prensa o revistas
• Dibujos de seres queridos
• Notas o post-its

¿Cómo clasificar todos estos documentos?

Archivadores

Los archivadores son perfectos para colocar en un espacio como estanterías y además podrás etiquetarlos. Se recomienda proteger con un portafolios los documentos, de manera que no se llenen de polvo o se estropeen.

Carpetas

Si el espacio disponible que tienes para ordenar tus archivos de casa son cajones, las carpetas pueden ser tu opción. Escoge un color para cada clasificación y etiquétalas.

Carpesanos

Para espacios como oficinas en casa, los carpesanos pueden ser perfectos. Es recomendable para casos con mucho volumen de documentación.

Cajas

Las cajas pueden ser un complemento añadido a los elementos anteriormente mencionados. Son perfectas para guardar recuerdos.

Cajoneras

Si no tienes espacios suficientes, créalos. Las cajoneras, tipo archivador, serán tu solución si hasta el momento no tenías un lugar donde organizar los archivos de tu casa y guardarlos.

Consejos que te ayudarán a organizar mejor tus documentos

Agenda la tarea

Escoge y resérvate una fecha y horario para hacer la tarea. Es el mejor compromiso y primer empujón para organizar de los documentos en casa.

Empieza categorizando

En cuento empieces a organizar tus documentos, lo primero que tendrás que hacer es establecer las categorías y separar los archivos en estas categorías.

Elimina

A la vez que empieces a clasificar por categorías, aprovecha para eliminar aquellos documentos que no son útiles.

Coloca

Ahora que ya tienes todo lo que te quedas, colócalo. Anteriormente habrás decidido qué sistema de almacenamiento es más adecuado para ordenar los archivos en casa.

Etiqueta

No olvides en etiquetas y poner las categorías. Puedas hacerlas a mano o sino hacerte con una etiquetadora tipo Dymo u otras. En algunos servicios de copistería te las pueden imprimir a tu gusto de color, tamaño y tipografía.

Cómo mantener el sistema de organización de documentos

Establece temporalidades

Consulta los plazos de almacenamiento que son necesarios para cada tipo de documento. Hazte una lista para recordar cuándo se pueden eliminar.

Espacio para pendientes

Ten un espacio de transición pre-colocación para aquellos nuevos documentos que aparezcan y que deban ser guardados. Ponte como tarea revisar este espacio periódicamente (una vez por semana, por ejemplo) y resolver el destino del documento (eliminar o guardar).

Elimina y clasifica periódicamente

Aparte de resolver la zona de pendientes cada semana, establece un momento periódico (2 veces al año) para revisar tu documentación. Será el momento de eliminar aquello que no necesitas guardar más y comprobar si necesitas crear nuevas categorías, en el caso que necesidades adicionales hayan surgido en ese tiempo.

Utiliza la tecnología como complemento

La tecnología es una gran aliada para optimizar los espacios que destinamos en el hogar para guardar los documentos en papel. Algunos trámites de documentación administrativa oficial ya no son necesarios guardarlos en papel, así como todo lo referente a suministros del hogar, pólizas, informes médicos, etc. Pásate a almacenarlos en tu disco duro o en el servicio en la nube que prefieras usar (Dropbox, Google Drive, etc.).

Si tienes dudas de cómo organizar los archivos digitales o buscas optimizar la manera de organizar los archivos en casa, puedes consultarnos en nuestra sesión gratuita de 30 minutos.