Orden en tus documentos digitales para mejorar tu rutina laboral

Organización archivos / 21 de septiembre de 2022


Los archivos organizados en nuestros dispositivos o sistemas de almacenamiento en la nube son imprescindibles para mejorar nuestro ritmo diario de trabajo, prever imprevistos y ganar tiempo.

Asimismo, tener tu documentación digital organizada te va a permitir tener el espacio optimizado y tendrás tu información más protegida.

En este post te indicamos algunos consejos que empezar a aplicar desde hoy en tu mantenimiento del orden de tu sistema de archivo:

1. Respeta el esquema de organización de archivos: en post anteriores os aconsejamos que es imprescindible tener un índice y esquema de organización de los archivos de manera que podamos ubicar con facilidad un archivo sin perder mucho tiempo. Respétalo día a día.

2. Confía en tu sistema para nombrar los archivos: tener una manera unificada de cómo nombrar a tus archivos te va a permitir encontrarlos con más facilidad. Además de permitirte mantener visualmente sin ruido tus pantallas, podrás identificar con facilidad a qué carpeta pertenece el archivo.

3. Cada cosa a su carpeta: a veces nos da pereza y no tenemos tiempo para guardar los archivos con los que estamos trabajando en la carpeta correspondiente. Intenta hacer el ejercicio diario de guardar todo en su lugar antes de acabar la jornada. Si no encuentras su lugar adecuado, confía en esa carpeta de transición que organizarás periódicamente.

4. Agenda un día para eliminar y reubicar: ponte en tu agenda y calendario de trabajo un día al mes para organizar esos documentos que has ido acumulando en lugares que no corresponden. De esta manera tu sistema de archivado no sufrirá una desorganización a largo plazo.

5. Quédate con una única versión (si es posible): cuando mantenemos el archivo, algunas veces, tendemos a guardar todas las versiones. Intenta guardar una única, de manera que ahorres espacio de almacenamiento y evitar futuras confusiones cuando lo necesites usar o enviar a otra persona.